広島市・東広島市の医療クリニック・歯科クリニックの人事労務に関する
こと(医療法人、個人問わず)
をサポートします! 社会保険労務士 坪
島経営労務事務所では、
医院労務コンサルに特化したサービスを提供
します。
経営理念「日々知識スキルの向上に努め、院長から感謝される仕事を
       すること!そのためには、即対応(スピード対応)
、正しいこ
       とを正しく実行していくことを心がけます」  
  「人事労務」「人材育成・活性」を社労士事業の軸とし、院長の立場
  に立って支援していきます。
 
         
ごあいさつ
医院経営のための労務管理仕組み導入のご提案

私は、坪島経営労務事務所 所長 特定社会保険労務士の坪島栄太と申します。  
私は、医療関係のお客様(歯科・医科・薬科)のお客様とお仕事をさせていただいて
8年(平成29年時点)経ち、医療業界の特性はよく知っています。
診療報酬改定、専門職採用の状況(売り手市場)、自費治療のことを他の社労士に
お伝えしてもピンとこないかもしれませんが、私はそれなりのキャリアがあるので打ち
合わせの際、院長自身がストレスを感じることが少ないのではないかと思います。
 
 

 「賞与の支払い時にいくら払ったらいいのかよく分からず、毎年この時期になると
  悩んでいるですよ。」
 「この度の診療報酬改定の影響もあり、クリニックの口座にキャッシュがあまり残って
  いない。儲かっているときに、スタッフの給与や手当をどんどん手厚くしていったツケ
  がまわってきた。」
 「せっかく採用したスタッフがすぐ辞めてしまう。スタッフがなかなか定着しない。」
 「スタッフの何人かが急に一度に退職届を提出してきた。」
 「スタッフ全員が処遇改善を求める書面を提出してきた。」

 
 このような相談を受けることが増えてきました。
 私が担当しているお客様(院長、理事長)は、温和で人柄が良い方が多いです。
 そのためか、トラブルが起こったとき、何も見なかったことにしておこうとする傾向があります。
 スタッフに注意することを避けてしまうのです。それがかえって組織内部の不協和音を生み出
 す要因になっています。そこで私の出番というわけです。

 労務管理の仕組みを作り、組織内部のリスクと院長の不安を減らすサポートをしていきます。
 クリニックの場合、人事労務の仕組みが整っていない、もしくは仕組み自体が無いケースが
 ほとんどです。仕組みを導入し、院長は自身の業務だけに専念できる環境を整えていくこと
 を目的としています。(※仕組み導入の際、スタッフさんと個別面談し、現状を把握し、導入時
 に衝突がなるべく生じないように努めています。もちろん衝突することはあります。)
 
 なお、看護師をはじめとする医療職は売り手市場の為(特に病院勤務の長い看護師は、目の
 前の仕事をこなすことで満足してしまっています。
 経営の数字に弱く、採算意識に欠けるケースもあります。(もちろん例外もあります。)

 「看護師の仕事は人の命にかかわる仕事で、利益は関係ありません。」
 「私たちの頑張りを評価して下さい。」

 と言ってくるスタッフも実際にいます。
 よく考えてみてほしいのですが、スタッフの給与はどこから支給されるのか?
 目の前の仕事(患者)ももちろん大切ですが、利益も大切です。
 売上(利益)と目の前の仕事のバランスが重要であるといえます。
 つまり、そのような考え方を人事評価制度や就業規則など仕組みに落とし込んでいきます。
 
 「延々と続く歯の治療は人生とよく似ている。年を取るにつれ、少しずつ悪くなることはあっても、
  決して良くなるということはない。」

 医院の経営は、このようになってはなりません。
  当事務所では、上記の相談に対して次のように対応しております。
 あくまで事例の1つにすぎません。

STEP1)現状把握(基本サービス) 
サービス①‥経営分析診断チェック


まず、直近3ヶ年の決算書(損益計算書)を確認させていただきます。
(併せて借入金の返済状況についてもチェックさせていただきます。
売上を最大にし、経費を最小にして借入金の返済に余裕をもつことが
経営のキモとなります。)

医院の経営状態をグラフにして分かりやすく解説いたします。(診断)
簿記が出来なくても、決算書が読めなくても大丈夫です。
 経営のどこに病気があるのかを院長と私の2人で掘り下げていきます。
 ツール:経営指標管理システムを使用
 
STEP2)分析(オプションサービス) 
例えば、売り上げが落ちいている要因として次のようなケースが考えられます。

売上=顧客単価(1回あたり)×客数×来院頻度

顧客単価(1回あたり)が低くなっているのか?その原因はどこにあるのか?
※広島の場合、患者1人あたりの単価が1700点を超えると監査の対象とな
るおそれがあり注意が必要です。
客数が減少しているのか? 新患率(紹介有り、紹介なし)を確認
来院頻度は低下していないか? キャンセル率のチェック
                      稼働率のチェック
こちらも院長と私で進めていきます。
また、資金繰りが苦しくなっているケースでは、売上高人件費率のチェックも実施します。
ケースによっては借入金の借り換えも検討します。
分析後、医院の経営理念と事業計画書を作成し、年間スケジュールを立てます。
ツール:事業計画書、損益分析表を使用
  
STEP3)集客対策① アンケートの実施(オプションサービス)
顧客の実態把握と顧客情報収集が目的です。
顧客が来院するまでの動機、広告媒体の把握(費用対効果の弱い媒体は中止する)など。
情報をもとに集客ツールの強化、紹介カードの見直しや特典の検討、問診票
の見直
しを実施する。
こちらはスタッフにも参加していただきながら進めていきます。

STEP4)集客対策② 顧客を育てるためのフォローの実施(オプションサービス)
院内情報の発信
ニュースレターの発信
自費治療の金額や新商品の情報発信(顧客の声)
リコールハガキの見直し(文面のチェック)など
資料請求
こちらはスタッフにも参加していただきながら進めていきます。

STEP5)スタッフのモチベーションアップ(基本サービス)
サービス②就業規則の作成 
サービス③人事評価制度構築+助成金


STEP3)STEP4)を通していかに集客する仕組みを作ったところで、サービスを提供する肝心のスタッフのやる気が無ければ意味がありません。
スタッフのマネジメントは2階建構造となっています。

1階部分は、勤務ルールの明確化です。労働条件通知書や就業規則、賃金規定の作成がメインです。
36協定を締結していなかったり、年間カレンダー(年間休日)定めず、いきあたりばったりでゴールデン
ウィークや正月休みを決めているクリニックが多くて驚きます。 また、採用においても育児休業規定や研修補助の有無、退職金制度の有無といった福利厚生面が整備されていないと良い人材をとれない状態が続きます。

 2階部分は、人事評価制度(賃金等級表)による真の組織化です。
昇給や昇進、賞与の支払いすべてが決算書(損益計算書)と連動しており、業績に応じて支払金額が決定する仕組みです。
目標達成に応じて支給するインセンティブを導入するケースもあります。
キャンセル予防達成金や売上目標達成手当など。
人事評価制度の導入により(賃金の支給基準、評価制度、昇進昇格基準、賞与の支給基準、諸手当の創設、退職金)助成金の受給も可能となります。

 病院(クリニック)守り、理事長(院長)の立場に立って支援するサービス(就業規則作成・賃金規定作成、法改正による労務アドバイス・病院や医療クリニックの適正な人件費の提案及び人事評価制度・賃金等級表の作成)を通してトラブルの予防を講じていきます。 普通の就業規則(ネットの雛形モデル、書籍にある雛形モデル、役所が配布している雛形モデル)では、実際に起こるさまざまなトラブルは予防できません。
また
基準監督署の調査の対策や立ち合い年金機構の調査・立ち合い、従業員との労働トラブルの対応もしております。 もちろん労働トラブル予防のための組織づくりも支援しております。
 

 
STEP6)会議の運営(オプションサービス) 
毎月の定例会議の開催(説明会の開催)

 「今スタッフがこういうことで悩んでいる。」
 「院長のこういう行動にスタッフの〇〇さんは困惑している」
医院の中でまだ水面下にある問題であっても、会議で発表し話し合います。
もちろん、STEP3)STEP4)の集客対策についても話し合い、担当を決め、進捗状況を報告したりします。
会議内容を議事録に残し、ファイリングします。
 
          
ご案内                                                         
 当事務所は、広島県内の歯科医院様を中心に、自費率・リコール率UP、職員のモチベーションUP、
患者様の満足度UPを通して、医業収益UPのためのコンサルティングを実施しています。
そのため以下のサービスを提案いたします。

1.経営分析診断チェック
2.就業規則作成
3.人事評価制度構築+助成金
4.社会保険等の手続き
5.その他オプションサービス 
業種は、主に医療機関(病院・クリニック・歯科医院)に特化して対応しております。
(その他の業種(製造業・サービス業・情報通信・小売業等)
もご相談がございましたら対応いたします。)

単発の問題解決に、定期的なご相談に早く、確実に、分かりやすく対応します。

また、労働基準監督署の調査対策、退社・解雇時の対応にお困りの理事長(院長)様・事務長様・人事担当者様からのメールをお待ちしております。

なお、当事務所では従業員の雇い入れ前に筆記試験の実施を推奨しています。  一般常識を問う問題だけではなく、医院の方針(勤務時間に対する考え方、身だしなみ、患者対応、会議の運営など)やシチュエーション問題も含めています。
医療従事者は売り手市場のため採用難ですが、誰でも採用すれば良いというわけではありません。
賃金だけ主張してくる従業員を何人も採用する
ケースもあります。 採用が決まった後は労働条件通知書
の取り交わしを推奨しています。
法律的には、書面で通知するだけでOKなのですが、さらに従業員から
自筆のサインをもらうようにアドバイスしています。 
双方に錯誤が生じたときに自筆のサインがしてある契約書を見せれば、ある程度の問題はおさまります。  また、新入社員や中途社員に、労働条件通知書とは別に就業規則の説明
や目標管理シート及び人事評
価シートを見ていただき、当医院が求める人材像を確認していただきます。

これから働く職場はキチンと管理されているという印象を与えることができます。
そして、雇入れするときこそ、医院の方針を伝える絶好のチャンスです。

例えば、歯科医院さんの場合で煙草の喫煙を禁止しているのであれば、入社前にそのことをきちんと説明(服務規程など書面で手渡すなど)します。そうしておけば、入社後聞いていないと誤解が生じるのを避けることができます。 

歯科衛生士や看護師などの職種は売り手市場であり、応募が無くて困っている医院さんも非常に多いと思います。実は、前職でトラブルの有無を確認するため退職証明書(懲戒処分の有無がはっきり分かります)の提出を求めることも可能です。
また、同時に就業規則の内容も周知して、当医院ではあなたに将来(3年後、5年後)このような人材になって活躍してほしいとメッセージを伝えるとより効果的です。

労務アドバイス事例
年金事務所の調査が入ったがどうしたら…? 社会保険調査 (医療クリニック)

労務アドバイス事例
休日の変更を提案したら従業員から反発されて…解雇はできますか?(医療福祉)

労務アドバイス事例 うちの歯科医師が近くで開業すると言ってきたんだが‥どうしたらいいのか?  
                                                         (歯科クリニック)
 

 

当事務所スタッフが丁寧にご案内します。

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