ダラダラ残業を何とかしたい!

以前、歯科医院の院長から残業について相談を受けました。

院長: 開院してからスタッフの残業が多くて困っています。どうしたら減るのでしょうか?

坪島:  いくつかポイントがあります。
     まず、何が原因で残業が多く発生しているのか把握していらっしゃいますか?
     最後の患者さんが帰って、掃除が終わり、それから何をするために残っているのか
     チェックはされていますか?

院長: う~ん。実はよくわからなくて。本人に任せてるので。

坪島: まず、何が原因で残業が発生しているのかを把握することが大切です。
     職員がおしゃべりだけして1時間残っていて、タイムカードを押して帰宅した場合、その時
     間分は残業代を支払わなければなりません。
     院長が「用事が済んだら、さっさと帰ってくれ!」と厳しく注意しなければいけません。
     黙認は、残業(職員同士のおしゃべりであっても)を承認したものと労働基準監督署はみ
     なすので注意が必要です。
     ただ、今までの慣例から院長からはなかなか注意しにくいのではないでしょうか? 
     そこで当事務所で作成している残業事由届出書をスタッフの皆さんに記入してもらい届け
     出てもらってはいかがでしょう?

院長: (書面を見ながら)どういった経緯で残業が発生しているのか把握できるわけですか。
     ただ、書面で申請されてそれが無駄な残業であれば払いたくないんですよ。
     払わなくても大丈夫ですか?

坪島: 残業代を支払わない場合、労働基準法違反となります。違反した場合のクリニックに
     かかるリスクを考えるとオススメできません。
     それから職員が書面申請するリミットは、終礼が終わる前です。
     掃除が終わり、さらに所定労働時間を超えて業務をこなす必然がある場合に限り、職員が
     書面にて院長に残業の伺いをたてるわけです。
     当該業務を翌日にまわしても問題ないと院長が判断した場合、翌日に業務をするように指
     示することも可能です。    
     書面申請の大きな目的は残業の『見える化』です。見える化にすることによりどこに無駄が
     あるのかを院長が把握できます。
     そして、その残業が仕事の段取りが悪くて発生したのか、ミスで発生したのかなどを把
     握し今後同じ過ちを繰り返さないように厳しく注意することが可能となります。(今まで無
     条件に残業がついていましたが)
     例えば、今までなら2人で残って残業していましたが、1人でできる業務であれば1人で
     残って残業するように指示したり。
     あくまで残業を支払わないことが目的でなく、無駄な残業をいかに減らしていくかがポイント
     になります。

院長: なるほど。
     ただ、従業員にどのように伝えたらよいかが分からないのだが…。

坪島: 大丈夫です。私の方からスタッフの皆様にご説明いたします。次の〇曜日の〇時から30分ほどお時間を
     いただきたいのですがご都合いかがでしょうか?

院長: よろしくお願いします。

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